Ahora te mostraremos el paso a paso de cómo crear un manual de procedimientos. Definir los elementos o la estructura que conformará nuestro manual: Esto será de ayuda para contemplar la información que se quiera plasmar en él. Además, si fuera necesario tener más de un manual, todos tendrán la misma estructura y estética.
- Establece los elementos y estructura que tendrá el manual. Es importante definir qué estructura y elementos queremos que tenga nuestro manual. ...
- Define el alcance e involucrados. ...
- Establece los procesos y procedimientos. ...
- Completa el manual. ...
- Valida el manual.
¿Cómo diseñar un manual de procedimientos?
El diseño de un manual de procedimientos puede definirse en los siguientes pasos: Paso 1. Identificación Representa la identidad del manual; debe contener la siguiente información: - Responsables de su elaboración, revisión y autorización - Índice: detalla la relación de las páginas y capítulos que contiene el manual.
¿Qué es un manual de procedimientos?
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o mas de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
¿Cómo escribir un manual de procedimientos y operaciones?
La redacción correcta de un manual de procedimientos y operaciones. Cuando creemos nuestro manual de operaciones deberemos tener en cuenta que se trata de una herramienta de facilitación. Esta es otra de las claves a tener en cuenta a la hora de escribir un manual de procedimientos.
¿Qué pasaría si tuvieras un manual de procedimientos?
Pero ¿qué pasaría si tuvieras un documento que resolviera las dudas de tus empleados de forma rápida en cualquier momento? El manual de procedimientos es un documento que contiene información sobre cómo se deben hacer las cosas en una organización, lo que permite el flujo correcto del trabajo a través de la estandarización de los procesos .
¿Qué es un manual de procedimientos ejemplo?
Los manuales de procedimientos son instrumentos administrativos que apoyan el que hacer institucional y están considerados como documentos fundamentales para la coordinación, dirección, evaluación y el control administrativo, así como para consulta en el desarrollo cotidiano de actividades.
¿Qué es la estructura de un manual de procedimientos?
Estructura del manual de procedimientos Introducción: Explicación corta del procedimiento. Organización: Estructura micro y macro de la entidad. Descripción del procedimiento. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
¿Cuál es la estructura de un manual de organización?
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambien se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfíl y los indicadores de evaluación.
¿Qué es un manual de procedimientos y cuáles son sus características?
El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas sobre cómo deben ejecutarse ciertos procesos; permite a las empresas guiar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos.
Introducción
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Como hacer un manual de procedimientos: paso a paso
La tarea de preparar manuales de procedimientos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta.
Fuentes de información
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar:
Preparación del proyecto
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual de procedimientos, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:
1. Título
Es lo primero que aparece en el documento. Elige el título que mejor se ajuste a los procesos que vas a redactar; por ejemplo, puede ser que se trate de un manual de procedimientos comerciales, o un manual de procedimientos de recursos humanos.
2. Marco normativo
En este espacio es importante mencionar cuáles son las normas de tu organización a través de sus valores, la misión y visión. Con esto es posible alinear el enfoque empresarial de tu organización.
3. Objetivo del documento
Este apartado representa el motivo por el cual estás redactando este documento y debe proporcionar una visión integral de los procesos que lo componen.
4. Revisiones y responsables
El manual de procedimientos es un documento que se actualiza constantemente, por lo que es importante mencionar cuándo fue redactado y cuáles han sido sus últimas revisiones. Además debes señalar quiénes son las personas responsables de actualizar este documento.
5. Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del manual, ya que contiene la descripción de lo que se hace y cómo es que hay que hacerlo, también dónde y con qué frecuencia. Esta sección incluye los puestos de los responsables de cada operación que están involucrados en el proceso.
6. Diagrama de flujo
El manual de procedimientos debe contener un diagrama de flujo que ilustre el procedimiento en general y los responsables que intervienen en cada operación. Se trata de una representación gráfica sencilla que facilita la comprensión del proceso.
7. Glosario de términos
Muchas veces hay términos que no son comprensibles para todas las personas que van a a leer el manual de procedimientos. Por eso es recomendable agregar una sección al final con un glosario de términos que permita ampliar el conocimiento sobre los conceptos en los procesos y definir palabras complicadas, como abreviaturas, acrónimos, etc.
Paso 1: Desarrollo del análisis de las funcionalidades de la empresa
Para dar inicio con el manual administrativo, se debe hacer un análisis referente a las funcionalidades administrativas que se desarrollan en la empresa, y en función a ello hacer un mapa o esquema para las distintas áreas administrativas, en donde se haga referencia de los procedimientos que se realizan.
Paso 3: Establecer objetivos
Establecer los objetivos de lo que se hace, para así tener clara la meta que se desea alcanzar con el futuro seguimiento de este manual de procedimiento administrativo que se está elaborando.
Paso 4: Ordenar las actividades a desarrollar
Ordenar las distintas actividades que se desarrollarán, en donde se debe identificar los que las realizarán y la extensión de cada una de esas labores.
Paso 6: Revisa y chequea
Finalmente como último punto, se recomienda hacer un chequeo para confirmar que todo realizado en los pasos anteriores cumpla con lo que se quiere, lo que se puede hacer mediante el uso de formatos, documentos u otros.
Reglas básicas para redactar un manual de procedimientos
Por redundante que parezca, hay procesos para escribir manuales de procedimientos. Suena simple escribir un instructivo pero hay que pensar y planear antes de adentrarnos en esta tarea porque o si no podemos tener algunos errores. Lo óptimo es que tus manuales sean claros, concisos y sobre todo: útiles.
Tips
Ahora vienen las malas noticias: escribir manuales es aburrido. Es una tarea que toma bastante tiempo y que requiere múltiples revisiones y cambios a lo largo el proceso. Sin embargo, tampoco es imposible. Hay maneras de cumplir con esta tarea sin que tome una eternidad.
Conclusiones
Los manuales de procedimientos ayudan a sistematizar una empresa, a capacitar personal y a dar seguimiento a los procesos. Para escribir un manual hay que planear la información del manual, ser claros y concisos, darle formato y no dejar información crucial fuera.
Cómo enfocar el proceso de redacción del documento
Otra de las claves para escribir nuestro manual de procedimientos es precisamente el enfoque o planteamiento. Es decir, cómo vamos a conceptualizar y abordar la elaboración de un manual de procedimientos. Hay algunas cuestiones que deberemos tener en cuenta:
La redacción correcta de un manual de procedimientos y operaciones
Cuando creemos nuestro manual de operaciones deberemos tener en cuenta que se trata de una herramienta de facilitación. Esta es otra de las claves a tener en cuenta a la hora de escribir un manual de procedimientos.
Publicación y distribución del material
Antes de poner el material a disposición de los usuarios será necesario llevar a cabo una lectura de comprobación (proofreading), cotejando el escrito con otra persona ajena al mismo para detectar posibles errores de comprensión, redacción u ortotipográficos.
Introducción
Utilidad
- Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistem…
Como hacer Un Manual de Procedimientos: Paso A Paso
- Diseño del proyecto.
La tarea de preparar manuales de procedimientos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner m… - Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades …
Fuentes de Información
- Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar: Instituciones: 1. Que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. 2. Líderes en el mismo campo d…
Preparación Del Proyecto
- Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual de procedimientos, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por: Propuesta técnica, (que debe de incluir): 1. Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con anterioridad. 2. Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar. 3…
Bibliografía
- Organización de empresas, análisis diseño y estructura. Franklin Fincowsky Enrique Benjamín México, fca – unam
- «Manuales administrativos: guía para su elaboración». Franklin Fincowsky Enrique Benjamín México, fca – unam.
- Sistemas administrativos Gómez Ceja, México, Mc Graw Hill 1997